Communicatie en de valkuilen

Goed communiceren is 1 van de moeilijkste, maar ook belangrijkste dingen binnen een organisatie. Hoe kan je zorgen dat je goed communiceert met andere? En wat zijn nu eigenlijk de valkuilen van communicatie. In deze blog gaan we deze vragen beantwoorden en dieper in op het communiceren.

Wat is communicatie?

Communicatie is eigenlijk een informatie-uitwisselingsproces. Dit kan gebeuren door non-verbale communicatie en verbale-communicatie. Voor de communicatie het je een zender en een ontvanger nodig.

• De zender is degene die de informatie verzend, welke voor de ontvanger bedoeld is.
• De ontvanger is degene welke de informatie van de zender ontvangt.

Naast communicatie binnen een organisatie zie je dat communiceren overal om je heen gebeurt via verschillende communicatiemiddelen. Iemand of een bedrijf probeert met jou in contact te komen en zet diverse middelen in. 

Welke communicatiemiddelen zijn er?

Praten met iemand is de oudste manier van goed communiceren. Tegenwoordig zijn er naast een gesprek aangaan met iemand veel meer manieren om te communiceren. Deze manieren noemen we de communicatiemiddelen. Hieronder staan diverse communicatiemiddelen.

• Smartphone
• Radio
• De krant
• Advertenties
• Folders
• Mail
• Billboards
• Reclames
• De TV
• Enz.

Naast deze zijn er tegenwoordig veel nieuwe social media communicatiemiddelen bijgekomen denk maar eens aan YouTube, Facebook, WhatsApp of Instagram. Op het werk gebruikt men andere programma's om te communiceren, zoals Skype , BlueJeans, Microsoft Teams. Wil je meer weten over thuiswerken en hoe je deze programma's kan inzetten, lees hier over thuiswerken en thuis lessen volgen.

Je ziet dat er via veel kanalen informatie-uitwisselingsprocessen kunnen plaatsvinden tussen de zender en ontvanger. 

Wat zijn de valkuilen bij communicatie?

De valkuilen van het menselijk communiceren is dat de zender niet duidelijk is in zijn uitleg voor de ontvanger. De ontvanger zal een ander beeld “vormen” dan dat de zender bedoeld of in gedachten heeft. (Een bekend voorbeeld is de “communicatie van de schommel” zoek maar eens op Google naar de afbeeldingen van “communicatie schommel”.)

Deze valkuilen kunnen voorkomen worden door op hetzelfde niveau te zitten als ontvanger. Er dienen ook duidelijke vragen gesteld te worden door de zender om te “kijken” of het beeld van de ontvanger overeenkomt met het beeld van de zender, dit is het goed communiceren en vragen om feedback.  Wat nogal eens mis gaat bij het communiceren via de mail is; Dat als de zender iets grappig bedoeld, dan kan dit door de ontvanger verkeerd geïnterpreteerd worden. De ontvanger kan niet de stemming van de zender zien, ofwel de non-verbale houding. Bij een goede communicatie is het belangrijk dat er geen misverstanden zijn. De zender en ontvanger moeten op dezelfde golflengte zitten, dit zal het proces van goed communiceren versnellen. Het is belangrijk om te checken of de ontvanger bijvoorbeeld het beeld of opdracht duidelijk heeft en dat dit overeenkomt met het beeld of opdracht van de zender. (Stel vragen!)

Naast de miscommunicatie is er nog een ander belangrijk punt dat veel misgaat. Een organisatie probeert de medewerkers goed op de hoogte te houden en geeft veel informatie via mail, intranet, posters enz. Het probleem hiervan is de medewerkers het niet meer zullen zien en opslaan. In dit geval is er te veel gecommuniceerd naar de zender en zal deze het niet meer oppikken. Het is belangrijk voor het goed communiceren om dit niet te veel te doen, zodat je niet een “overkill” aan informatie krijgt. 

Belangrijke informatie communiceren

Mocht je echt belangrijke informatie willen delen, zorg dat je dit face to face toelicht zodat je zeker weet dat het ook binnenkomt. Vraag in dit geval naar de feedback of het goed is binnengekomen bij de medewerker (ontvanger). In onze ogen is de mail een goede tool om te gebruiken om snel grote groepen te bereiken. Wees er bewust van dat er soms te veel informatie verstuurd wordt met als resultaat dat het niet gelezen wordt. Wees dus selectief met het gebruiken van de mail voor communicatie. Bij iets belangrijks kan soms de titel van de mail de ontvanger triggeren om het te openen. 

Als bedrijf kan het verstandig zijn om een communicatieplan te hebben. In dit plan beschrijf je hoe en wat je wilt communiceren naar je medewerkers. Het is in dit plan ook belangrijk om aan te hoeveel je communiceert met de medewerkers. Bij grote organisaties zie je dat er meerdere communicatieplannen kunnen zijn en dat elke afdeling zijn informatie wil delen. In dit geval kan het zijn dat medewerkers elke dag meerdere interne communicatie mails ontvangt. Voorbeeld;  als je 1000 medewerkers hebt die 1 mail per dag ontvangen en hier 2 minuten over lezen, dan ben je als organisatie per dag 2000 minuten kwijt. Stel jezelf altijd de vraag of je niet te veel communiceert, maar zorg ook dat je niet te weinig communiceert. Het communicatieplan moet dit soort valkuilen inzichtelijk maken.