Werving en selectie procedure bij bedrijven.

Voordat er een vacature vrijkomt om op te solliciteren is er al bij het bedrijf een proces ingang gezet om deze vacature te realiseren. Wellicht heb je al eens gesolliciteerd op een baan bij een bedrijf, maar heb je je ook wel eens afgevraagd hoe zo een proces vanaf de andere kant eruit ziet (vanuit het bedrijf gezien)? In welke stappen bepaald een bedrijf of ze jou aannemen?  In de afbeelding staat schematisch aangegeven welke stappen er allemaal zijn. Afhankelijk van het type bedrijf en type functie kan het proces er iets anders uitzien, maar globaal komt het op deze stappen neer.

Stap 1 (nieuwe medewerker nodig)

De wervings- en selectieprocedure begint ermee, dat een nieuwe medewerker nodig is. Dit kan veroorzaakt worden doordat er een medewerker weggaat of dat er uitbreiding noodzakelijk is.

Voor jou altijd wel interessant om te weten waarom ze iemand zoeken.

Stap 2 (zoeken naar geschikte medewerker)

In deze stap zal er gezocht gaan worden naar een nieuwe medewerker. Om kenbaar te maken dat er iemand nodig is, zal er een vacature opgesteld worden.

In de vacature zal de functie en het profiel beschreven worden. Hierin is al te zien wat voor iemand er gevraagd wordt en wat zijn kennis en ervaringen zijn m.b.t. het invullen van de functie. Al deze vaardigheden zijn nodig om de doelstellingen van het bedrijf te blijven behalen.

In de vacature kan de sollicitant kijken of hij/zij geschikt is voor de functie.

Nu het profiel beschreven is kan er direct extern een vacature uitgezet worden, maar bij grotere bedrijven zal in veel gevallen eerst gekeken worden of de benodigde functie intern vervuld kan worden.

Via de eventuele persoonlijke ontwikkelingsgesprekken met de medewerkers is er bekend bij HR wat de ambities zijn van de medewerkers. Op deze manier kan er gekeken worden of de benodigde functie intern kan worden ingevuld. Uiteraard kan dit weer een gat veroorzaken op een andere afdeling waardoor er ergens anders weer iemand nodig is. 

Wanneer de juiste personen niet in de organisatie aanwezig zijn wordt er een vacature extern uitgezet. Het uitzetten van de vacature kan gebeuren via de eigen website, via gespecialiseerde recruitment bureaus, social media of advertenties in vakbladen.

Uiteraard kan het eigen personeel ook een bijdrage leveren door in hun kennissenkring te kijken of er iemand is welke wellicht het juiste profiel heeft.

Misschien zit er nog wel een bonus voor je in.

Wanneer de potentiële sollicitant interesse heeft in de functie zal hij/zij een cv opsturen of contact opnemen met het bedrijf.

Stap 3 (Toetsen CV’s)

In deze stap zullen de binnengekomen cv’s beoordeeld worden. De cv’s welke interessant zijn zullen verder beoordeeld worden. Uiteraard zal de bijgevoegde motivatiebrief ook gelezen worden. Tips hierover kan je vinden bij onze sollicitatie tips.

Stap 4 (kandidaten uitnodigen en beoordelen)

Van de overgebleven cv’s zullen de sollicitanten worden uitgenodigd voor een gesprek. Dit kan gezien worden als een kennismakingsgesprek. Het bedrijf kan hier vragen stellen om te kijken of de sollicitant goed in het team past (zeer belangrijk), of hij/zij de functie aankan en wat de meerwaarde van de sollicitant is om bij te dragen voor het behalen van de doelstellingen van het bedrijf. Het is natuurlijk ook voor de sollicitant een kennismaking en hij/zij zal ook vragen stellen om te beoordelen of de functie geschikt is voor hem/haar.

Tijdens het gesprek zullen er diverse vragen gesteld worden. Let op, er worden vaak voorbeelden gevraagd.

Een bekende techniek is de Starr-methode.

• Situatie   Wat speelde er?
• Taak Wat waren je taken?
• Activiteiten Wat heb je gezegd of gedaan?
• Resultaat Wat gebeurde er daarna?
• Reflectie Hoe zou je het de volgende keer doen / wat heb je geleerd?

Met deze vragen hoopt men de juiste sollicitant te kunnen kiezen. Tevens zijn er nog diverse punten waar op gelet wordt om te beoordelen of de sollicitant wel geschikt is voor de functie. Een aantal punten zijn:

• Houding / oog contact
• Manier van communiceren
• Voorbereiding

Het sollicitatiegesprek zal vaak plaatsvinden met iemand van HR en/of een medewerker van de afdeling, vaak is dit een leidinggevende.

Wanneer beiden een goed gevoel hebben zal de sollicitant uitgenodigd worden voor een 2e gesprek. Uiteraard kan het ook voorkomen dat je na het eerste gesprek al een voorstel ontvangt. Het bedrijf heeft dan al alle vragen kunnen stellen en op basis hiervan je al een voorstel kunnen doen, maar heb jij al je vragen al gesteld? Mocht dit niet het geval zijn neem gerust contact met je contactpersoon op.

Stap 5 (2e gesprek)

Dit gesprek wordt meestal gedaan door de leidinggevende van de afdeling en een medewerker van de afdeling met de openstaande functie.

In deze stap wordt meer ingegaan op de afdeling en of de sollicitant geschikt is voor de functie.

Er worden dezelfde soort vragen gesteld om vooral te beoordelen of de kandidaat past in het team (hoe gaat hij/zij om met diverse praktijksituaties?). En of zijn kennis wel voldoende is om op de afdeling goed te kunnen functioneren.

Voor de hogere functie wordt er vaak nog een assessment afgenomen. Deze assessments worden afgenomen om te kijken of de sollicitant geschikt is voor de functie en zijn vaardigheden en capaciteiten te bepalen.

Stap 6 (beoordelen kandidaten en keuze maken)

In deze stap wordt beoordeeld door HR en de leidinggevende of de sollicitant de functie krijgt. Hier wordt nogmaals gekeken welke sollicitant de beste kwalificaties voor de functie heeft en wie kan het beste bijdragen aan het realiseren van de doelstellingen.

Er zal een contract opstellen welke voldoet aan de voorwaarden zoals gesteld zijn door het bedrijf. De salarissen zullen vaak conform de voorwaarden van het bedrijf zijn.

Stap 7 (contract of niet)

Indien de sollicitant geschikt is bevonden dan zal er een contact voorstel gedaan worden. Dit kan bijvoorbeeld een jaar contract zijn of een vast contract.

Voor jou is het nu zaak om het contact te beoordelen om na te gaan of je het wil accepteren tegen de gesteld condities. 

Afhankelijk van het voorstel, je huidige werk en privé situatie kan je het accepteren of nog wat verder onderhandelen op bepaalde punten.

Je kan hier denken aan

• Jaarcontract vs. vast contract
• Salaris
• Bonus
• Secundaire arbeidsvoorwaarde
  • Thuiswerk vergoeding
  • Onkosten vergoeding
  • Lease auto
  • Enz.

Let erop dat sommige onderwerpen bedrijfspolicy zijn en er dan niet makkelijk afgeweken kan worden van deze policy.

Dit zijn eigenlijk grofweg de stappen welke een bedrijf neemt om van vacature tot nieuwe medewerker te komen.